W zakresie obowiązków Działu znajdują się: obsługa administracyjna i techniczna Biura, sieci InfoKraków, Pawilonu Wyspiańskiego oraz CORT Powiśle; zarządzanie i administracja zasobami informatycznymi Biura, zarządzanie środkami transportu oraz środkami trwałymi Biura. 

Głównym obszarem działalności Komisji, jest pomoc producencka przy realizacji produkcji filmowych. Udzielane wsparcie zawiera się w obsłudze dotyczącej prawa lokalnego (pozyskiwanie zgód administracyjnych na potrzeby realizacji planów filmowych), ułatwieniach w dostępie do lokacji publicznych – miejskich bądź samorządowych. Szczególną płaszczyzną aktywności Komisji jest koordynacja kontaktów producentów z urzędami, policją, strażą miejską, strażą pożarną oraz pogotowiem ratunkowym.

Do podstawowych zadań realizowanych przez Dział należy: prowadzenie ksiąg rachunkowych Biura, obsługa finansowa i księgowa programów współfinansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej oraz z innych źródeł zewnętrznych, prowadzenie rejestru zakupu podatku VAT, inwentaryzacja aktywów finansowych i weryfikacja stanu kont księgowych, sporządzanie przelewów, sporządzanie sprawozdawczości finansowej dla celów statystycznych z zakresu gospodarki finansowej.

Pracownicy działu dbają o to, aby KBF i organizowane przez Biuro wydarzenia były nagłośnione w mediach. Odpowiadamy za działania public relations i współpracę z mediami – radiem, prasą, telewizją i portalami internetowymi. Pozyskujemy patronów medialnych, organizujemy konferencje prasowe, koordynujemy akredytowanie dziennikarzy i prowadzimy biuro prasowe dla każdego festiwalu. Pod naszą opieką są strony internetowe: Biura oraz organizowanych przez nas imprez. Zajmujemy się także marketingiem internetowym i działaniami PR w portalach społecznościowych.

Do podstawowych zadań Działu należy nadzór nad prawidłową organizacją pracy w Biurze i sprawnym obiegiem dokumentów. Komórka odpowiedzialna jest także za organizację pracy Zarządu, zapewnienie obsługi gości oraz oficjalnych spotkań. W zakresie obsługi projektów dział zajmuje się przede wszystkim kwestiami związanymi z organizacją i obsługą widowni, zapewnieniem lokalizacji koncertowych, a także niektórymi sprawami administracyjnymi.

Odpowiada za obsługę prawną Biura, w tym: udzielanie pomocy prawnej innym działom, opracowywanie wzorcowych dokumentów, regulaminów i umów, negocjowanie i sporządzanie umów i aneksów, opracowywanie pod względem prawnym projektów uchwał Rady Miasta Krakowa i Zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa w zakresie działalności Biura, prowadzenie ewidencji praw autorskich i licencji oraz obsługę Biura w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Dział odpowiada za produkcję imprez organizowanych przez Krakowskie Biuro Festiwalowe poprzez organizację techniki scenicznej, logistyki, zabezpieczenia imprez, kontakt ze służbami i jednostkami miejskimi w zakresie zapewnienia formalnych zgód i zezwoleń na przeprowadzenie imprez.

Aktywność Działu Programowego i Realizacji obejmuje dwa główne obszary działania – kontraktowanie artystów na potrzeby projektów Biura oraz obsługę gości festiwalowych w czasie ich pobytu w Krakowie. Do zadań Działu należą m.in. programowanie imprez Biura, negocjacje honorariów z tytułu artystycznych wykonań, konstruowanie umów licencyjnych, budowanie relacji z partnerami instytucjonalnymi oraz sektorem NGO, tworzenie narzędzi zarządzania projektem w postaci harmonogramów pobytu, koordynacja prób i koncertów, przygotowanie sceny, wyposażenie i obsługa garderób, logistyka transportowa, zapewnienie instrumentów, zapewnienie noclegów, koordynacja prac nad wydawnictwami książkowymi i płytowymi Biura.

Dział zajmuje się kompleksową organizacją różnego typu wydarzeń na zlecenie klientów - od pomysłu po realizację. Proponuje i produkuje upominki i gadżety, opracowuje materiały dla prasy, zaprasza gwiazdy, produkuje koncerty, przygotowuje scenariusze. Dodatkowo aranżuje gry i zabawy plenerowe, bale tematyczne, przeglądy młodych artystów, sztafety sportowe i teatrzyki kukiełkowe.

Głównymi zadaniami Działu są: koordynacja działań marketingowych i PR oraz prowadzenie kampanii reklamowych projektów Krakowskiego Biura Festiwalowego. Dział Promocji to także: kreacja graficzna, publikacja wydawnictw i kreowanie wizerunku. Dział odpowiedzialny jest również za działania promocyjne Krakow Film Commission, miesięcznika Karnet, portalu Kraków.travel oraz punktów informacji turystycznej InfoKraków.    

Do zadań działu należy prowadzenie rejestru sprzedaży podatku VAT, wystawianie faktur i not obciążeniowych, organizowanie obrotu gotówkowego i prowadzenie obsługi kasowej Biura, inwentaryzacja aktywów finansowych; windykacja należności.
Dział zajmuje się prowadzeniem wszystkich spraw związanych z zatrudnieniem, rozliczaniem wynagrodzeń pracowników oraz rozliczaniem umów cywilnoprawnych.

Dział Sieci Informacji Miejskiej prowadzi zintegrowany system informacji turystycznej i kulturalnej. Oferuje kompleksowe usługi zarówno dla turystów krajowych i zagranicznych, jak i dla mieszkańców Krakowa. W ramach działu funkcjonuje osiem punktów InfoKraków rozmieszczonych w strategicznych dla turysty miejscach Krakowa.

Dział prowadzi współpracę ze sponsorami i partnerami komercyjnymi Krakowskiego Biura Festiwalowego oraz zajmuje się sprzedażą powierzchni reklamowych w punktach InfoKraków na stronach internetowych biura i reklam w miesięczniku Karnet. Odpowiada również za działania reklamowe, promocyjne i komercyjne podczas imprez organizowanych przez Biuro i za kształtowanie polityki sprzedażowej.

Zajmuje się redakcją dwujęzycznego miesięcznika kulturalnego Karnet oraz jego wersją internetową; administruje zawartością merytoryczną i strukturą oraz aktualizuje treści portalu Kraków.travel. Jednocześnie Dział Wydawniczy opracowuje magazyny promujące kulturę w Krakowie.

Osoby na stanowiskach ds. Centrum Kongresowego zajmują się monitorowaniem realizacji inwestycji oraz planowaniem funkcjonowania powstającego w Krakowie Centum Kongresowego ICE. Odpowiadają również za przyjmowanie rezerwacji i zawieranie przedwstępnych umów na realizację konferencji i innych wydarzeń w obiekcie na rok 2015 (planowane uruchomienie) i dalsze lata.

Osoby na stanowiskach ds. Centrum Kongresowego zajmują się monitorowaniem realizacji inwestycji oraz planowaniem funkcjonowania powstającego w Krakowie Centum Kongresowego ICE. Biorą również udział w powstawaniu i organizacji miejskich inwestycji kulturalnych.